Roma il 16 Agosto 1882
OGGETTO: Comunicazione di atti degli Archivi agli Economati dei benefizii vacanti.

RELAZIONE A S.E. IL MINISTRO
Eccellenza,
in seguito ad accordi presi coi ministri delle Finanze e di Grazia e Giustizia, questo dell’Interno, accogliendo il parere che, in data 1 marzo 1878, fu emesso dal Consiglio di Stato sopra quesito propostogli dal primo di detti Ministeri, partecipò alle Soprintentendenze degli Archivi,con circolare del 24 dello stesso mese, che gli Economati dei benefizi vacanti, per le ricerche, le copie, e gli estratti degli atti archiviati, vanno sottoposti alle tasse di bollo e di registro, ma sono esenti dal pagamento dei diritti di Archivio.
Non è certo ora più il caso di richiamare in disamina siffatto parere, e considerare se, dopo quanto è ivi premesso sulla particolare natura dell’Amministrazione degli Economati, il cui patrimonio non è patrimonio dello Stato, come non sono impiegati dello Stato gli Economi e i loro dipendenti, sia esatta la conclusione che lo stesso Consiglio di Stato ha dedotto dall’articolo 72 del R° Decreto 27 maggio 1875 n° 2552, che cioè gli Economati debbano andare immuni dai diritti per ricerche, ispezioni, lettere e copie di atti concernenti la loro amministrazione, comunque ora in deposito in pubblici Archivi, mentre l’articolo 72 suddetto dichiara che sono esenti da tali diritti le Province, i Comuni, e gli Enti morali per gli atti di loro appartenenza, che ricorressero ai bisogni della propria amministrazione. Pare infatti, sia detto di passaggio, che tra l’appartenere gli atti ad un ente morale, e il concernere la sua amministrazione, corra un gran diverso.
Ciò invece su cui ora cade di portare attenzione è se gli Economati possono essere ammessi a richiedere, e direttamente, in temporanea comunicazione, gli atti depositati negli Archivi. Il Ministero di Grazia e Giustizia invoca sopra di ciò una risoluzione affermativa, adducendo a sostegno il fatto che questo Ministero, sopra le istanze di esso, nel 1878 ha aderito che di cosiffatta facoltà godesse l’Economato dei benefizii vacanti di Milano.
Ora il riferimento tiene per fermo che la risoluzione invocata dal Ministero di Grazia e Giustizia non sia consentita dalle vigenti disposizioni archivistiche, e non si può a meno di riconoscere irregolare la facoltà, benché in via eccezionale, concessa da questo Ministero all’Economato di Milano, di ottenere comunicazione degli atti fuori dei locali dell’Archivio.
 L’articolo 55 del Regio Decreto 27 maggio 1875 n° 2552 stabilisce che nessun documento può essere estratto dagli Archivi se non temporaneamente e per necessità del pubblico servizio. E stabilisce pure che la richiesta deve essere fatta in iscritto, alla Sovrintendenza dall’Autorità giudiziaria competente, per gli atti giudiziari e notarili, dai Ministeri, dal Consiglio di Stato, e dalla Corte dei conti per ogni altra specie di atti secondo le attribuzioni di ciascuno.
Importa dunque che siavi necessità del pubblico servizio perché gli atti possano essere estratti temporaneamente dagli Archivi, e che la relativa richiesta sia fatta dalle Autorità o dagli uffici indicati nello stesso articolo, se non vogliasi pur comprendervi quelli che furono aggiunti dall’articolo 43 del Regolamento 10 giugno 1876.
Quale sia pur la natura del pubblico servizio, per la cui necessità possono essere estratti i documenti dagli Archivi, è fatto palese dalla qualità degli Uffici cui è commesso di farne richiesta, i quali sono tutti governativi. Non sono né potevano essere compresi tra questi gli Economati, i quali, se hanno vita per opera del Governo, hanno un patrimonio che non è parte di quello dello Stato, e sono retti da impiegati, i quali, come è esplicitamente dichiarato nel R° Decreto 16 giugno 1861, non sono impiegati dello Stato. E se pure il loro servizio è pubblico, non è però della natura di quello degli Uffici e delle Autorità indicati in detto articolo.
Volendo all’espressione servizio pubblico attribuire un più largo significato, per dedurne che, in considerazione di esso, gli Economati possano ottenere l’estrazione degli atti depositati negli Archivi, non vi sarebbe ragione di negare la stessa facoltà ai Comuni, alle Province, ai Luoghi pii eccl. che pur essi sono costituiti ed operano per servizio pubblico; il che quanto sia contrario agli intendimenti dell’articolo 55 del Regio Decreto anzicitato non è chi non vegga, considerando che, mentre esso ha inteso tutelare la stabile ed integra custodia degli atti negli Archivi, avrebbe per tal modo dato adito a disperdere in mille luoghi gli atti medesimi.
Questi sono gli ostacoli che, ad avviso del riferente, si oppongono all’accoglimento della istanza del Ministero di Grazia e Giustizia in favore degli Economati.
Nel fine però di avere una norma più sicura su questo punto, per le determinazioni da adottare, il riferente propone alla E. V. di muovere il relativo quesito al Consiglio di Stato e sentire l’autorevole  suo parere.

Il Direttore Capo della prima Divisione

Visto. Si comunica al Consiglio di Stato,
con preghiera di manifestare il suo parere.
Pel Il Ministro.
…
 

CONSIGLIO DI STATO
SEZIONE DELL’INTERNO
(Protocollo della sezione n. 1029; protocollo sella sezione n. 4284)

Riserisca il Signor Conte Friggeri
Roma, addì 19 Agosto 1882
Il Presidente della Sezione
…..
Riferito alla Sezione nell’adunanza del dì 26 Agosto 1882

Adunanza del giorno 26 agosto 1882

La Sezione veduta la relazione del ministero dell’Interno in data 16 agosto corrente colla quale si chiede l’ausilio del Consiglio di Stato sul quesito se gli economati possano essere ammessi a richiedere direttamente in temporanea comunicazione gli atti depositati negli archivi
udito il relatore
considerato che l’art. 55 del R. Decreto 27 maggio 1875 n. 2552 che stabilisce le regole per l’ordinamento generale degli Archivi di Stato dispone “nessun documento può essere estratto dagli archivi se non temporaneamente e per necessità del pubblico servizio. La richiesta è fatta in iscritto alla sovrintendenza dalla autorità giudiziaria competente per gli atti giudiziari e notarili; dai ministeri; dal Consiglio di Stato; dalla Corte dei Conti; per ogni altra specie di atti secondo le attribuzioni di ciascuno”.
Che dunque la richiesta dell’estrazione può essere fatta per tale necessità di pubblico servizio, e dagli autori espressamente autorizzati.
Che già con parere del giorno 1 marzo 1878 fu da questo consiglio opinato non potersi gli economati riguardare quali animi del patrimonio dello Stato, ed è però evidente non essere i medesimi compresi tra gli Enti indicati da detto articolo di regolamento; onde non possono richiedere direttamente i documenti depositati nell’archivio (…)  la richiesta col marzo del (...).
Per questa ragione e, per quelle più diffusamente svolte nella precitata relazione alla quale la sezione si riferisce.
E’ di parere che debbasi rispondere negativamente al proposto quesito.

(ACS, Consiglio di Stato, Verbali della Sezione dell'Interno, Sezione I, parere 1882- mese agosto, b.331)