L’obiettivo è lo sviluppo di una applicazione per il supporto alla digitalizzazione del Fondo del Consiglio per gli Archivi del Regno, la costituzione di un database per la memorizzazione ed il recupero delle informazioni e lo sviluppo di una applicazione di consultazione attraverso Internet.

L'architettura dell'applicazione prevede tre elementi come in figura:

Il progetto è sviluppato come architettura web con un client ed un server con l'aggiunta di un client off-line che effettua il data entry dei documenti XML.

Il client è un web browser, compatibile con le specifiche HTML 3.2 e Javascript 1.1 (esempi gratuiti o disponibili sul mercato: Microsoft Internet Explorer 4, Netscape Communicator 4, OperaSoftware Opera 3.5), con il compito di gestire le consultazioni al sistema. Con questa si garantisce l’indipendenza dalla piattaforma hardware e software delle stazioni di consultazione ed inserimento, in quanto è possibile rispettare le specifiche sia su PC Intel, su sistemi Unix, su sistemi Macintosh, su Network Computer o Java Machine.

Il server eroga i suoi servizi attraverso il motore di gestione documentale BASIS V8.2.3, con il quale gestire la base di dati, il caricamento dei dati nei vari formati disponibili, le fasi di verifica dei dati immessi, l'integrità del sistema sia a livello logico (gestione delle transazioni, ripresa a caldo ed a freddo, log delle transazioni, thesauri, vincoli di validità e integrità referenziale) che fisici (backup dei dati con sistema in uso, recupero del database dopo guasti fisici) e la sicurezza del sistema, classificazione DoD USA C2 (su alcuni sistemi operativi), gestione di utenti e gruppi di utenti con granularità di sicurezza a livello di campo del database.

L’applicazione BASIS Web Gateway permette la pubblicazione del contenuto del database BASIS su Internet attraverso un HTTP Server Netscape.

Il client off-line ha il compito di costruire i documenti XML attraverso un apposito editor XML commerciale.

I verbali del consiglio degli Archivi vengono digitati manualmente e digitalizzati in formato XML, utilizzando una opportuna Document Type Definition. La digitalizzazione avviene attraverso un Editor XML fornito in una postazione off line.

I documenti XML così creati sono convertiti in documenti compatibili con il database BASIS e caricati attraverso una procedura di caricamento.

Le informazioni così recuperate sono consultabili attraverso Internet con una interfaccia Web.

Lo schema concettuale dei dati presentato è descritto dallo schema:

L'entità Verbale rappresenta la verbalizzazione della seduta del Consiglio degli Archivi del Regno e successive denominazioni.

L’entità Documento XML rappresenta il documento XML originale.

L’entità Allegato rappresenta un documento allegato al verbale della seduta.

L’entità Componenti rappresenta un componente del Consiglio degli Archivi.

La relazione Documento XML-Verbale definisce il rapporto del documento XML originale che contiene tutti i dati della seduta. La cardinalità prevista è di uno ad uno ed è obbligatorio.

La seconda relazione Verbale-Allegato è relativa al legame tra i documenti portati come allegato alle sedute e la seduta stessa. La relazione è di tipo uno a molti non obbligatori, in quanto per una seduta si può prevede la presenza di più allegati di corredo.

La terza relazione Verbale-Componenti è relativa al legame tra una seduta ed i suoi componenti. Per questa relazione è definito un attributo ruolo con valori definiti. La relazione è di tipo molti a molti non obbligatori.

Le funzioni a corredo del DBMS previste sono:

1. verifica dei legami Verbali Allegati e completamento del campo Verbali.Flag_allegati
2. inserimento dei componenti del consiglio di una seduta nella tabella Verbale

Lo schema di navigazione dell'applicazione parte dalla presentazione del fondo attraverso alcune pagine HTML di descrizione (non presenti nello schema).