Glossario archivistico
Nel 2010, la Section for Archival Education and Training dell'International Council on Archives (ICA-SAE) ha individuato, tra le sue attività principali, quella relativa all'elaborazione di uno strumento termilogico archivistico multilingue, interattivo e accessibile tramite web. Questa idea iniziale si è poi concretizzata, grazie alla collaborazione tra InterPARES e ICA, in un apposito progetto, il ʺMultilingual Archival Terminology/Terminologie archivistique multilingueʺ, diretto da Luciana Duranti (Università della British Columbia, Canada) e coordinato da Corinne Rogers (Università della British Columbia, Canada).
La fase iniziale del lavoro ha riguardato l'individuazione di un primo gruppo di termini archivistici (320 lemmi in lingua inglese), selezionati dal direttore del progetto partendo dai glossari già elaborati dall'ICA e da InterPARES, poi approvati dall'ICA-SAE che ha partecipato al lavoro costituendo un apposito gruppo di ricerca interno, coordinato da Karen Anderson.
In seguito questa ʺgrigliaʺ terminologica di base è stata distribuita, per la traduzione dei lemmi e delle loro definizioni, a gruppi di lavoro di carattere nazionale. In particolare, la traduzione in italiano di 332 termini è stata affidata al team italiano in quel momento impegnato nel progetto InterPARES 3, diretto da Mariella Guercio (Sapienza Università di Roma) e composto da Giorgetta Bonfiglio-Dosio (Università degli studi di Padova), Cecilia Castellani (Università degli studi di Urbino), Massimiliano Grandi (Food and Agricolture Organizzation-FAO), Monica Grossi (Direzione generale degli Archivi), Bruna La Sorda (Associazione nazionale archivistica italiana-ANAI, Sezione Liguria), Vincenza Petrilli (Archivio di Stato di Milano), Sabrina Santangelo (Archivio centrale dello Stato) e Silvia Trani (Istituto centrale per gli Archivi).
Il risultato finale del progetto, concluso e approvato dall'ICA nel marzo 2012, è rappresentato da un database pubblicato e accessibile dall'agosto 2013 e che, attualmente, consente di usufruire di uno strumento terminologico archivistico in 20 lingue (bielorusso, catalano, cinese, coreano, croato, finlandese, francese, giapponese, greco, inglese, italiano, olandese, polacco, portoghese, punjabi, rumeno, russo, spagnolo, svedese e tedesco). Inoltre, sono in attesa di pubblicazione anche i termini relativi alle lingue scritte da destra a sinistra, ovvero l'arabo, l'ebraico e il persiano (o farsi).
L'accesso al database, collocato nel server di InterPARES, è consentito attraverso il sito dell'ICA all'indirizzo http://www.ciscra.org/mat (aggiornato al 29.01.2015). Per informazioni generali sull'iniziativa si rimanda anche alla pagina iniziale del progetto consultabile all'indirizzo http://icarchives.webbler.co.uk/14282/multilingual-archival-terminology/multilingual-archival-terminology.html (aggiornato al 29.01.2015).
In questa pagina iniziamo a pubblicare una serie di vocaboli e i materiali elaborati, come supporto all'attività di traduzione, dal team italiano che ha partecipato all'iniziativa InterPARES / ICA-SAE.
1. Fonti
1.1. La letteratura di settore
- Augusto Antoniella, L'archivio comunale postunitario, Firenze, La Nuova Italia, 1979 (abbr. Antoniella);
- Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS-La Nuova Italia Scientifica, 1990 (abbr. Carucci, Le fonti);
- Paola Carucci, Il documento contemporaneo. Diplomatica e criteri di edizione, Roma, NIS-La Nuova Italia Scientifica, 1987 (abbr. Carucci, Il documento);
- Paola Carucci-Maria Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci editore, 2008 (Beni culturali, 32) (abbr. Carucci-Guercio);
- Arnaldo D'Addario, Lezioni di archivistica, Bari, Adriatica, 1972 (abbr. D'Addario, Lezioni);
- Arnaldo D'Addario, Sul concetto di archivio e ordinamento, in Le fonti documentarie. Un contributo di didattica nelle Marche, a cura di Alessandro Mordenti, Ancona, Archivio di Stato, 1984 (Archivio di Stato di Ancona, 1) (abbr. D'Addario, Sul concetto);
- Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Roma, Ministero per i beni culturali e ambientali, Ufficio centrale per i beni archivistici, 1997 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato, Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato, 82) (abbr. Duranti);
- Elio Lodolini, Archivistica. Principi e problemi, Roma Franco Angeli, 200512 (Manuali / FrancoAngeli) (abbr. Lodolini);
- Alessandro Pratesi, Genesi e forma del documento medievale, Roma, Jouvence, 19872 (abbr. Pratesi);
- Regione del Veneto-Comune di Padova, La gestione dell'archivio di deposito di un ente locale, Padova, Regione del Veneto-Comune di Padova, 2008 (Quaderni dei laboratori archivistici, 4) (abbr. Regione Veneto);
- Antonio Romiti, Temi di Archivistica, Lucca, Maria Pacini Fazzi editore, 1996 (Scrinium, Collana di Archivistica diretta da Antonio Romiti, 1): Riflessioni sul significato del vincolo nella definizione del concetto di archivio (abbr. Romiti, Riflessioni); Lo scarto archivistico: analisi e proposte (abbr. Romiti, Lo scarto); I mezzi di corredo archivistici (abbr. Romiti, I mezzi di corredo);
- Maurizio Savoja, La struttura dell'archivio e la sua rappresentazione in inventario, in - Associazione nazionale archivistica italiana, Sezioni Friuli-Venezia Giulia, Liguria, Lombardia, Piemonte-Valle d'Aosta, Veneto, L'inventariazione archivistica. Aspetti, metodologie, problemi. Atti del seminario interregionale sull'inventariazione, Venezia, 15 febbraio 1992, a cura dell'A.N.A.I.-Sezione Veneto, s.l., s.e., s.d. [1992?] (abbr. Savoja);
- Filippo Valenti, Riflessioni sulla natura e struttura degli archivi, in Id., Scritti e lezioni di archivistica, diplomatica e storia istituzionale, a cura di D. Grana, Roma, Ministero per i beni e le attività culturali, Ufficio centrale per i beni archivistici, 2000 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato, Saggi, 57) (abbr. Valenti);
- Carlo Viggiani, Appunti sulle guide tematiche, in «Archivi per la storia», VII (1994), 1 (abbr. Viggiani).
1.2. Linee guida e standard
- International Council on Archives / Conseil International des Archives, ISAD (G): General International Standard for Archival Description. Second edition, adopted by the Committee on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999, Siviglia, 2000, testo in italiano, a cura di Stefano Vitali-Maurizio Savoja, in «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII (2003), 1, pp. 61-190 (abbr. ISAD (G); "Glossario");
- International Council on Archives / Conseil International des Archives, Report of the Sub-Committee on Finding Aids. Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids, 2001, testo in italiano, a cura di Francesca Ricci, in «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII (2003), 1, pp. 337-348 (abbr. Linee guida strumenti di ricerca, 2001);
- SIAS. Regole per l'attribuzione del livello ai complessi documentari e per l'individuazione del soggetto produttore, a cura dell'ICAR, aprile 2010 (abbr. SIAS-ICAR 2010).
1.3. Progetti, studi e documentazione tecnica
- Progetto "Ontologie archivistiche" della Direzione generale degli archivi (Servizio II) [SIUSA - Guida generale], all'URL http://www.archivi.beniculturali.it/servizioII/progetti/ontologie.html (aggiornato al 18.12.2011) (abbr. "Ontologie").
1.4. Altri glossari
- Glossario dei termini archivistici
A cura di Paola Carucci;
- Glossario
A cura di Roberto Grassi, Marina Messina e Maurizio Savoja, disponibile sul sito di "LombardiaBeniCulturali" all'URL http://www.lombardiabeniculturali.it/archivi/glossario (aggiornato al 05.01.2012);
- Glossario
A cura di Mauro Livraga, allegato al "Manuale per enti", disponibile sul sito della Soprintendenza archivistica per la Lombardia all'URL http://www.sa-lom.archivi.beniculturali.it/fileadmin/template/allegati/amministrazione_digitale/Glossario_allegato_al_manuale.pdf (aggiornato al 27.11.2013).
2. Termini archivistici e definizioni
campionatura
- "soprattutto all'estero si privilegia il sistema della conservazione per campionatura che, a seconda della natura della serie, può essere numerica (il campione corrisponde ad un certo numero di fascicoli sul totale prodotto in un determinato lasso di tempo), alfabetica (il campione corrisponde ai fascicoli la cui intestazione inizia per una determinata lettera dell'alfabeto), cronologica (il campione corrisponde alla documentazione prodotta in un determinato luogo). Tale sistema può essere razionalmente seguito, specie nei casi di serie costituite da fascicoli con dati ripetitivi di cui sia possibile conservare elaborazioni statistiche e relazioni complessive, per testimoniare l'iter burocratico delle pratiche mediante campiono selezionati essenzialmente per fini di storia istituzionale e amministrativa. | (...) | Ma la conservazione per campionatura appare molto discutibile ai fini della ricerca storica in genere se applicata indiscriminatamente a qualsiasi tipo di serie. In Italia la conservazione per campionatura non ha trovato finora larga applicazione, grazie a una certa resistenza ad accogliere criteri rigidamente precostituiti e schematici, la cui adozione sarebbe molto problematica per archivi spesso organizzati in maniera tutt'altro che sistematica" (Carucci, Il documento, p. 24).
- il "sistema della campionatura: dal punto di vista meramente teorico esso deve essere classificato come metodo antiarchivistico e di conseguenza inapplicabile; nella partica, di fronte a problemi di spazio spesso irrisolvibili e di fronte a rischi di eliminazioni maggiori, molti archivisti lo accettano e lo praticano, magari applicandolo con criteri studiati e coordinati con altre realtà similari, per renderlo meno negativamente incidente. | La campionatura, indipendentemente dalle posizioni teoriche più o meno concorsi, non deve essere ritenuta una soluzione positivamente significativa, poiché a seguito di tali interventi si ottengono «tronconi» o «spezzoni» di archivi che in verità non ci sentiremmo di classificare né propri, né impropri, né raccolte, ma solo specimina. | Non ci esprimiamo sulla potenzialità della loro «validità» nella prospettiva storica, poiché offriremmo solamente una opinione meramente soggettiva e andremmo contro a quanto abbiamo affermato nella prima parte di questo ragionamento. | La campionatura può avere un significato maggiore e può essere introdotta con migliori prospettive, quando l'operazione è fatta precedere da un intervento di riproduzione, che diviene così di sostituzione per la parte destinata all'eliminazione e di duplicazione per la parte che si intende conservare; ma questa tipologia va a scontrasi con gli aspetti relativi alla economicità dell'intervento, (...). | Il problema non deve essere affrontato assumendo una posizione di intransigenza ma, nel contempo, non pare scientificamente corretta neppure la linea aperta verso il massimo compromesso: se siamo convinti che l'archivio debba essere conservato in vista delle sue molteplici funzioni, dobbiamo operare affinché la produzione giunta a noi per essere tramandata ai posteri, rappresenti la effettiva «memoria» e possa costituire un corretto campo di ricerca" (Romiti, Lo scarto, p. 49).
copia semplice
- la copia è la "Riproduzione di un documento originale eseguita a mano, a macchina o mediante apparecchio per fotocopiare. (...). | Copia semplice: non ha forme legali che le diano valore di prova" (Carucci, Le fonti, Glossario, voce Copia, p. 206).
- "Una copia è una trascrizione o riproduzione di un'originale, perciò essa non può esistere se non è stata preceduta da un originale. Ci sono molti tipi di copie. La «copia semplice» è una pura trascrizione dell'originale senza riguardo per gli elementi di forma" (Duranti, p. 21).
custodia ininterrotta
- uno dei requisiti per il riconoscimento di pubblica fede ai documenti dell'archivio; "la unbroken custody costituisce uno dei principi irrinunciabili dell'archivistica britannica" (Lodolini, p. 167).
- "Jenkinson indica quattro caratteristiche dell'archivio: | (...) | 2) autenticità (authenticity), derivante dalla «ininterrotta custodia, una ragionevole presunzione della quale è la differentia fra un documento che è documento d'archivio ed uno che non lo è»" (Lodolini, p. 181).
- "riteniamo che principio fondamentale dell'archivistica, per la garanzia dell'autenticità dei documenti - autenticità indispensabile sia ai fini giuridici, sia ai fini della ricerca storica e scientifica in genere - sia quello della custodia ininterrotta dal momento della loro produzione. | Si tratta di un principio su cui insistono molto, e giustamente, gli archivisti inglesi. (...) Jenkinson dedica alcune pagine del suo Manuale al problema della «custodia» ed afferma che la stessa «qualità archivistica» dei documenti dipende dalla possibilità di provare l'esistenza di una «serie ininterrotta di custodi responsabili» delle carte. | Lo stesso Jenkinson osserva che la ininterrotta custodia rende, fra l'altro, quasi impossibili o facilmente scopribili le falsificazioni di documenti" (Lodolini, pp. 256-257). Ed ancora: "In antitesi con gli istituti della rivendicazione, della prelazione, della espropriazione, è il principio britannico della «custodia ininterrotta» (unbroken custody): esso non solo non permette alcuna prelazione od espropriazione, inammissibile per gli archivisti inglesi in quanto relativa ad archivi e documenti provati e come tali esclusi da qualsiasi inserimento in un archivio pubblico, ma si oppone decisamente anche alla possibilità di recuperare documenti sottratti o comunque avulsi dall'archivio o da un pubblico ufficio, proprio perché con la sottrazione è venuto meno il requisito - essenziale per la caratterizzazione archivistica, secondo la concezione britannica - della ininterrotta custodia. | L'applicazione di questo principio è costante: il materiale documentario uscito dalla unbroken custody dell'ente produttore e dei suoi legittimi successori cessa di avere il carattere di «autenticità» e, per conseguenza, venendo ad esso meno uno dei requisiti archivistici essenziali, cessa di essere considerato parte dell'archivio. | Abbiamo già ricordato l'affermazione di (...) Jenkinson, secondo cui la qualità archivistica dipende dalla possibilità di provare l'esistenza di una serie ininterrotta di custodi responsabili dei documenti di cui si tratta. (...). | Ancora secondo Papritz, il concetto è antichissimo e risale agli archivi dell'antica Roma: l'autenticità dei testi contro le falsificazioni era assicurata per mezzo della custodia permanente affidata ad impiegati legati da uno speciale giuramento (si tratta dell'equivalente della unbroken custody degli archivi inglesi). | È comunque davvero singolare che il fondamentale principio archivistico della «ininterrotta custodia» sia totalmente ignorato dall'archivistica italiana" (Lodolini, pp. 266-268).
- "per la definizione del concetto di archivio l'attenzione è rivolta, nella quasi generalità, al vincolo archivistico interno e di sostiene che quando è rilevabile e sussistente questa tipologia di vincolo siamo di fronte ad un vero e proprio archivio. | Una simile posizione appare indubbiamente accettabile e inoppugnabile nella linea teorica, ma non pare sempre altrettanto valida quando vi è necessità di affrontare i delicati momenti operativi; si pensi ad esempio alla posizione assunta da una parte della teoria anglosassone, per la quale si è pervenuti a limiti estremi con l'istinto della unbroken custody: il vincolo naturale è stato considerato assolutamente intoccabile, poiché anche il dubbio di una sua possibile manomissione potrebbe condurre alla degradazione dell'archivio, relegandolo al livello di «raccolta», ovvero di «non archivio»" (Romiti, Riflessioni, pp. 22-23).
data topica
carattere intrinseco del documento, la data topica "è quell'elemento che serve a definire il luogo (...) della formazione del documento. La data, a differenza del testo e della sottoscrizione, non ha alcun contenuto di disposizione o di volizione, non rappresenta cioè l'espressione della volontà del soggetto. Tuttavia può assumere rilevanza decisiva in molti casi, quali la sopravvenuta incapacità di uno dei soggetti, la sopravvenienza di una nuova legge che può far decadere o nascere certi diritti, ecc. | La data è collocata nella parte iniziale o nella parte finale del documento a seconda del tipo di atto: (...)" (Carucci, Il documento, p. 108).
documento (archivistico) semiattivo / documento (archivistico) semicorrente
- "documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico; in questa fase tende a diminuire l'utilizzazione del dei documenti da parte dell'ente che li ha prodotti e ad aumentare la richiesta di utilizzazione da parte dei ricercatori" (Carucci, Le fonti, Glossario, voce Archivio, p. 200).
- "(...) documentazione relativa ad affari esauriti, quindi non più necessari all'attività corrente, la cui tenuta da parte del soggetto produttore sia tuttavia ancora utile per fini giuridico-amministrativi e per le operazioni che devono essere compiute in previsione della conservazione permanente prima dello scadere dei termini per il versamento negli Archivi di Stato o negli Archivi storici di enti non statali" (Carucci-Guercio, pp. 216-217).
- "carte che, non essendo più di utilizzazione corrente, sono tuttavia utilizzate occasionalmente dall'amministrazione" (Lodolini, p. 55).
documento (archivistico) vitale
- "I documenti vitali di un'organizzazione sono quelli che, in caso di disastro, sono necessari a ricreare il suo stato giuridico e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti di dipendenti, clienti, azionisti o cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni" (Duranti, p. 93).
firma
- carattere estrinseco del documento, la sottoscrizione: "consta di norma nel nome e nel cognome di una persona fisica che rappresenta l'organo pubblico, o la ditta, o altra persona giuridica. | Sotto il profilo giuridico la sottoscrizione è valida anche se il nome sia abbreviato o costituito solo dall'iniziale. Nel caso del testamento (...) [il] codice civile dispone che se anche la sottoscrizione non costa di nome e cognome ma designa con certezza la persona del testatore, l'atto è valido. (...). Vi sono scritture private che hanno valore di prova anche senza la sottoscrizione: (...); gli inventari invece debbono essere sottoscritti. | (...) | Vi sono atti che richiedono più di una firma, così ad esempio, i decreti di concerto tra più ministri che sono firmati da tutti i ministri interessati, (...)" (Carucci, Il documento, pp. 98 e 107-108).
guida tematica
- la guida è lo "Strumento per la ricerca che descrive sistematicamente, in maniera più o meno dettagliata, i fondi conservati in uno o in diversi istituti archivistici. | Si possono compilare: | Guide tematiche che indicano soltanto quei fondi, talora con elenchi dettagliati delle serie e dei fascicoli, tra quelli conservati in uno o in diversi istituti archivistici che comprendono documenti relativi a un determinato tema o argomento" (Carucci, Le fonti, Glossario, voce Guida, p. 211).
"Si è soliti distinguere gli strumenti di ricerca in due fondamentali tipologie: | a) guide e censimenti che forniscono informazioni su tutti i fondi che si trovano presso istituti deputati alla conservazione di specifiche fondi documentari o su fondi effettivamente individuati che si trovino, nell'ambito di un determinato territorio, presso i soggetti produttori o in varie altre sedi, nell'intento di delineare un quadro generale delle fonti esistenti ed effettivamente censite"; ed ancora, "Guida: strumento di ricerca che descrive sistematicamente, in maniera più o meno dettagliata, tutti i fondi conservati in uno o in diversi istituti archivistici: | (...) | - guida tematica: descrive i fondi, spesso con indicazione dettagliata delle singole unità, conservati in uno o in diversi istituti archivistici che comprendono documenti relativi a un determinato tema di ricerca; a volte, specie se redatta da ricercatori e non da archivisti, la descrizione dei fondi attinenti a temi specifici di ricerca assume la forma di rassegna di fonti, in cui possono prevalere l'orientamento e gli obiettivi specifici del curatore spesso anche attraverso una più ampia nota storica" (Carucci-Guercio, p. 92). Infine, Censimento: ricognizione, in genere di tipo settoriale, territoriale o tematico, dei fondi non statali secondo criteri più o meno sistematici e analitici, in considerazione della varietà delle situazioni" (Carucri-Guercio, p. 92).
- "Rispetto ai differenti livelli di descrizione, gli strumenti di ricerca possono essere divisi in tre classi principali: | Classe A: Strumenti di ricerca che includono solo le descrizioni a livello di fondo e/o sub-fondo. Nella letteratura archivistica internazionale c'è un largo consenso sulle caratteristiche e gli scopi di questa tipologia di strumento di ricerca. Questo consenso si riflette nei termini utilizzati per denominarli: guide è il più comune (in inglese e francese); (...); guida (in italiano); (...).| Lo scopo della guida è offrire una visione d'insieme dei fondi e/o delle raccolte. Le principali caratteristiche della guida sono: | a) descrivere soltanto i livelli più alti (fondi, sub-fondi); | b) fornire una sommaria informazione sui soggetti produttori e la documentazione. | Le guide sono elaborate per descrivere il patrimonio di una o più istituzioni archivistiche o per descrivere documentazione relativa a determinate tematiche e/o in formati specifici (mappe, fotografie, ecc.). Oltre alla descrizione del materiale archivistico, le guide possono anche includere informazioni generali sulle istituzioni archivistiche che conservano i documenti e sui servizi che forniscono" (Linee guida strumenti di ricerca, 2001).
- le guide sono mezzi archivistici "primari" o "strettamente archivistici" (Romiti, I mezzi di corredo, pp. 70 e 90; in generale pp. 69-102, sulla guida pp. 93-95).
- "La quasi inesistente riflessione sulle guide tematiche (...). | Nella categoria delle guide tematiche si ritiene di dover comprendere tutte le guide che si propongono di descrivere le fonti esistenti in uno o in più istituti archivistici su un determinato argomento (...). | Le guide tematiche, molto di più rispetto alle guide generali e particolari, alle guide topografiche, alle guide settoriali, si caratterizzano anche per la compresenza di livelli diversi di elaborazione: un intero fondo, più frequentemente un'intera serie può rispecchiare per intero il «tema», ma non è affatto infrequente il caso in cui occorra scendere nella descrizione al livello della unità archivistica di base e talora anche al livello della singola carta di un fascicolo, di un volume, di un registro. Pur prescindendo da ogni altra considerazione, appaiono obiettivamente diversi la fattispecie di una serie archivistica il cui contenuto sia perfettamente aderente al tema trattato e il caso di una serie a contenuto generale che annoveri rapsodicamente fascicoli se non singole carte relative all'argomento. | Di qui la difficoltà di conservare nell'inero tracciato di una guida l'uniformità della descrizione: (...). | Se quindi una certa flessibilità di scala da adottarsi nella compilazione sembra inevitabile, a fortiori si reputa di difficile realizzazione una uniformazione nazionale di questi strumenti che troppo risentono della particolarità dei temi oggetto di trattazione, delle molteplicità delle configurazioni dei fondi archivistici, della diversità quantitativa e qualitativa dei relativi mezzi di corredo. | Dove invece si ritiene che debba prevalere il rigore è nella definizione puntuale dell'argomento, con oggettive e - qui sì - uniformi delimitazioni di tipo spaziale e temporale, nonché nella valutazione dello stretto legame da instaurarsi tra tema specifico e fonte indagata. Così, ove si progetti una guida delle fonti per la storia della scienza e della tecnica sembra preferibile optare per una visione meno totalizzante del tema, ponendo mano a distinte guide che si riferiscono volta per volta a una sola scienza o tecnica e di questa sola illustrino le fonti: dovrebbero inoltre essere evitate eccessive dilatazioni temporali, procedendo ad opportune periodizzazioni, da definire in correlazione al singolo tema" (Viggiani, pp. 59-62).
scrittore
- "Perché un documento archivistico esista è necessario il concorso di almeno una persona, sia essa fisica o giuridica, che lo produca: l'autore. Se il documento è diretto ad un'entità diversa da quello che lo ha generato, due sono le persone che concorrono alla genesi del documento archivistico: l'autore e il destinatario. Se il documento è compilato da una persona diversa da quella nel cui nome il documento stesso è prodotto, tre sono le persone coinvolte nella sua esistenza: l'autore, il destinatario e lo scrittore. Tali persone possono essere viste come tre ruoli rappresentabili da un numero variabile di entità fisiche o giuridiche. In qualità di ruoli, queste tre persone sono tutte necessariamente presenti in ogni documento archivistico. (...). Lo scrittore è la persona responsabile dell'articolazione del contenuto del documento. Alcuni enti usano il termine ‘originator', sia perché la maggior parte dei documenti che oggi si producono non sono ‘scritti' nel senso letterale della parola, e spesso non contengono testo ma immagini (es. fotografie) o grafici (es. disegni prodotti da ingegneri o architetti), sia perché il termine scrittore viene spesso associato con segretario o, in genere, con individui che hanno il compito di redigere documenti articolati dalle persone competenti per la materia a cui essi di riferiscono, e sia perché, nel caso della posta elettronica, lo scrittore è fatto coincidere, correttamente o meno, con la persona dal cui indirizzo elettronico il documento ha avuto origine (Duranti, pp. 16-17).
- dipl.: una delle "tre persone che concorrono direttamente e necessariamente alla formazione del documento" (insieme all'"autore" e al "destinatario"); "è colui che o per libera professione o per pubblico ufficio provvede alla stesura del documento su richiesta delle parti ["autore" e "destinatario"] o di una di esse"; "a volte le funzioni di scrittore possono essere svolte da uno dei due contraenti (più spesso l'autore), come avveniva per il chirografo romano o come avviene per il moderno testamento olografo"; a volte è presente "una ulteriore distinzione tra ‘dettatore' e ‘scrittore', ossia compilatore, redattore (dictare nel latino medievale è voce tecnica per esprimere l'azione del comporre o compilare) ed estensore materiale dello scritto. Ma questa quarta persona [dettatore] non è essenziale per la formazione del documento" (Pratesi, pp. 37-38).
selezione
- "Nella dottrina archivistica italiana in linea generale i tre termini [scarto, selezione, eliminazione] sono usati alternativamente, ovvero introducendo tra di essi una o più meno perfetta coincidenza concettuale e sostanziale, anche se non mancano interpretazioni che mirano talora ad una distinzione dei loro significati o che comunque tendono a renderli non esattamente identificabili. | (...) | Una prima riflessione, che nasce dalla posizione certamente più diffusa rilevabile nella dottrina e nella prassi, ci induce meditare se sia corretto assegnare una quasi perfetta assonanza terminologica e contenutistica ai tre termini suddetti, togliendo significato alle non rare sfumature interpretative che talora si possono presentare. Non raramente si trova in forma esclusiva il termine «scarto», senza accenni generici o specifici alle operazioni di selezione o eliminazione, attribuendo ad esso una funzione probabilmente inglobate e mirante ad introdurre un concetto legato ad un processo distruttivo della documentazione archivistica, spogliato e privato di qualificazione scientifica. | Una seconda riflessione conduce alla possibilità di individuare una più netta distinzione tra scarto, selezione e eliminazione, definendo l'attività di «selezione» quale complesso delle operazioni che vengono poste in essere nella prima fase di attività, durante la quale la documentazione archivistica viene analizzata e qualificata, per poi passare allo scarto che verrebbe a costituire una concreta operazione diretta decisamente ed esclusivamente alla distruzione del materiale precedentemente selezionato. | Lo scarto assumerebbe così una funzione prevalentemente esecutiva di eliminazione e consisterebbe in una procedura più o meno articolata di intervento per fini distruttivi, mentre la selezione si porrebbe sopra un piano di massimo rilievo per le sue impegnative caratteristiche analitiche. | Una terza riflessione potrebbe assegnare allo «scarto» la funzione unica e generale, articolata in due specifiche configurazioni rappresentate dalla «selezione» e dalla «eliminazione». Usato in tal senso, il termine «scarto» si trova a comprendere tutte le attività ad esso inerenti dalla selezione alla eliminazione, intendendosi questi due momenti nel senso più ampio, con la inclusione anche delle attività procedurali antecedenti e successive alle fasi strettamente tecniche. | Quarta soluzione, sebbene sinora non sia stata chiaramente e esplicitamente espressa dai teorici italiani, dovrebbe essere considerata, a nostro avviso, quella più corretta. | Una quarta riflessione, che dipende dalla accettazione dell'ipotesi precedente, nella quale si contemplano all'interno dello «scarto» due autonome aree di gestione, l'una per la «selezione» e l'altra per la «eliminazione», potrebbe consentire l'apertura di un ulteriore tema di discussione al fine di comprendere se la selezione che si effettua sulla documentazione debba essere condotta per individuare il materiale che si ritiene inutile e che poi sarà proposto per la «eliminazione», ovvero se talora debba compiersi per scegliere la documentazione che si ritiene degna di «permanente conservazione». | Analizzando la dottrina, il linguaggio comune e la legislazione archivistica italiana più recente, si nota che il termine «scarto» viene usato in prevalenza con un significato che mostra di non dare eccessiva importanza alle due ricordate operazioni di «selezione» e di «eliminazione»; giova aggiungere infine che solo eccezionalmente ci si occupa della distruzione del materiale, una fase alla quale si presta pochissima attenzione. | Le incertezze nascono e rimangono vive quando il linguaggio archivistico adotta la parola «selezione» con significato proprio e la pone discorsivamente in diretta correlazione, quasi sullo stesso piano, con lo «scarto» e con l'«eliminazione»: in questo caso i tre termini devono essere presi in considerazione per i loro effettivi significati e conseguentemente devono essere analizzati sia per la loro natura intrinseca, sia per le loro reali funzioni. | Lo «scarto» dovrebbe quindi essere considerato un contenitore nominale, composto dalla somma delle attività di selezione e di eliminazione". Infine: "Con l'utilizzazione del termine selezione non dovrebbe proporsi una assimilazione né allo «scarto», né alla «eliminazione», ma dovrebbe realizzarsi una operazione complessa che precede l'eliminazione che determina effettivamente le sorti della documentazione; nel concetto di selezione devono essere incluse concettualmente anche le attività preparatorie, quali ad esempio la strutturazione dei «massimari» che, pur precedendo l'azione realizzativi, ne fissa le modalità. | È opportuno aggiungere che attuando la selezione si può intervenire con una duplice finalità tendente ad individuare da un lato gli elementi da «conservare», dall'altro gli elementi che si intendono inutili e conseguentemente destinati alla «eliminazione». | Il vero e significativo momento dello scarto è rappresentato proprio nella metodologia adottata per l'effettuazione dell'attività selettiva, la quale per essere condotta correttamente deve seguire un criterio rispondente in prevalenza a elementi oggettivi e non a linee di intervento che lasciano ampi spazi personali" (Romiti, Lo scarto, pp. 35 e 38-40; ma sulla selezione anche pp. 41-48).
- "valutazione critica dell'archivio, volta a individuare i documenti da eliminare fisicamente, perché giudicati di carattere strumentale e transitorio, e quelli viceversa da conservare permanentemente" (Regione Veneto, p. 12).
serie
- "La serie è costituita dal raggruppamento, per ordine cronologico, di unità archivistiche di contenuto omogeneo, nel senso che raccolgono un tipo particolare di documentazione riflettente un medesimo aspetto dell'attività dell'ente cui l'archivio nel suo complesso si riferisce (ad es.: serie delle deliberazioni, serie dei bilanci, serie dei registri di stato civile, ecc.)" (Antoniella, p. 98).
- "Le serie sono le partizioni nelle quali si articola un archivi. Poiché si costituiscono secondo criteri diversi è necessario comprendere il nesso di collegamento tra i fascicoli che le compongono. Talora tale nesso risulta evidente dalle segnature archivistiche, talaltra si può desumere indirettamente dall'oggetto dei fascicoli: ciò significa che anche quando un archivio si costituisce in maniera disordinata e senza un sistema di classificazione, se troviamo una pluralità di fascicoli intestati a oggetti diversi ma riconducibili a una determinata sfera di attività possiamo ritenere che quei fascicoli costituiscono di fatto una serie riflettendo una o diverse funzioni costanti: (...). Si tratta in ogni caso di cogliere la logica sottesa alla formazione del fascicolo e all'eventuale articolazione in sequenze diverse. | Le serie, a seconda del nesso di collegamento che si istituisce tra i fascicoli, possono riflettere: | a) una determinata materia: (...); | b) una determinata funzione; | c) un determinato tipo di atti: (...); | d) un determinato tipo di fascicoli: (...); | e) una diversa rilevanza attribuita alla natura della documentazione: (...) la serie del carteggio riservato è distinta dalla serie del carteggio ordinario; | f) lo stesso tipo di affari o affari diversi articolati per località; | g) la stessa tipologia di atti articolata per paesi stranieri: (...); | h) uffici diversi di uno stesso organismo: (...); | i) diverse categorie di destinatari (persone o enti) dell'attività dell'ente: (...); | l) l'ordine cronologico in base alla data di apertura del fascicolo; | m) l'intero carteggio articolato in categorie; | n) una categoria permanente; | o) una o più categorie annuali; | p) l'insieme delle categorie annuali distinte per anno. | (...) | Una serie può a sua volta essere ripartita in sottoserie. Tuttavia negli archivi contemporanei è difficile definire le serie e le sottoserie soprattutto quando si tratti di organi complessi quali i ministeri (...). In questi casi si può parlare di archivi complessi costituiti ognuno da una pluralità di archivi: (...). | Un'ulteriore complicazione per definire la serie è rappresentata - come si è già notato - dal carteggio articolato in categorie sulla base del titolario, nel quale possono costituirsi serie di formazione empirica: ne consegue che possiamo avere casi in cui l'insieme delle categorie costituisce un'unica serie, ma la documentazione di qualche categoria viene conservata a parte dando luogo a serie distinte, oppure il carteggio per categorie relativo ad ogni anno costituisce un distinta serie annuale, ma nuclei di tale carteggio si trovano conservati a parte: (...). Va rilevato che in genere quanto più un archivio è complesso tanto più è facile che vi si trovino usati in combinazione diversi criteri (...). | L'organizzazione dell'archivio in serie non rispecchia necessariamente l'articolazione degli uffici dell'ente. (...). Un buon titolario tende alla formazione di serie il cui nesso di collegamento faccia leva sulla natura dei documenti o sull'oggetto degli affari o sulla qualità della funzione per garantire un carattere di stabilità e di omogeneità alla sedimentazione delle carte, indipendentemente dai mutamenti, troppo spesso non obiettivamente giustificati, dell'organizzazione interna degli uffici" (Carucci, Il documento, pp. 135-137).
- "ciascun raggruppamento (...), di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all'oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell'ente" (Carucci, Le fonti, p. 228).
- "La serie è - all'interno dell'archivio di un ente - ciascun raggruppamento, operato dall'ente stesso, di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all'oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell'ente. Definire teoricamente la serie è relativamente semplice, mentre la ricostituzione delle serie originarie di un archivio, in sede di riordinamento, presenta spesso vari e complessi problemi. Quando sia impossibile ricostituire la ripartizione in serie originaria, l'archivista organizzerà la documentazione dell'archivio in serie costituite in base a criteri logici" (Carucci, Le fonti, Glossario, voce Serie, p. 228).
- "La serie è l'articolazione interna di un archivio o fondo archivistico" (Carucci-Guercio, p. 68); ed ancora, "La serie è un raggruppamento di unità archivistiche, all'interno di un fondo, con caratteristiche omogenee in relazione alla natura giuridica (sentenze, querele, libri mastri, testamenti) o alla forma dei documenti (verbali, decreti, lettere, registri) come risultato di una specifica attività; alla funzione (ispezioni); alla categoria o categorie di un quadro di classificazione; all'oggetto (scioperi, vertenze); alla materia (edilizia)" (Carucci-Guercio, p. 86).
- "l'insieme dei documenti che nello stesso fondo archivistico presentano uguali caratteristiche, in funzione delle attribuzioni del cui espletamento sono testimonianza. Se ad esempio si considera il fondo archivistico di un comune, si potranno facilmente distinguere nel complesso si esso alcune serie: le deliberazioni del Consiglio, le deliberazioni della Giunta, (...)" (D'Addario, Lezioni, p. 97).
- "complesso...di unità aventi una stessa natura, in corrispondenza funzionale con il particolare tipo di adempimento o interesse di cui le carte che li compongono sono documentazione" (D'Addario, Sul concetto, p. 17).
- serie (anche sottoserie) sono suddivisioni dei fondi, dei subfondi o delle collection e in genere non hanno un soggetto produttore a sé stante ma lo stesso del fondo, del subfondo o della collection da cui dipendono. Il soggetto produttore va creato solo nel caso in cui la serie dovesse avere un evidente soggetto produttore autonomo rispetto al fondo da cui dipende (abbr. SIAS-ICAR 2010).
- "Ciascun raggruppamento di documenti, all'interno di un fondo, con caratteristiche omogenee in relazione alla natura o forma dei documenti, alle funzioni di un ente, alla categoria o a un insieme di categorie del quadro di classificazione, all'oggetto o alla materia. La serie può essere articolata in sottoserie" ("Ontologie", Guida generale, vcG21_3serie).
- raggruppamento di documenti all'interno di un fondo, con caratteristiche omogenee in relazione alla natura o alla forma dei documenti, alla categoria o alle categorie del quadro di classificazione, all'oggetto o alla materia, alle funzioni, operato dal soggetto produttore o in sede di riuso amministrativo o di riordinamento" ("Ontologie", SIUSA, c027-Serie).
- "il termine serie designa un raggruppamento di unità archivistiche, omogenee per tipologia, disposte in ordine cronologico; e in ciò distinta ad esempio dal raggruppamento degli atti in fascicoli, che nell'amministrazione moderna riuniscono la documentazione relativa a uno stesso affare indipendentemente dalla tipologia di ciascun documento. | (...) | Nel concetto di serie archivistica vi sono, mi pare, due aspetti: uno, quello della serialità, della sequenzialità; l'altro, quello della serie intesa come livello fondamentale di aggregazione della documentazione all'interno di un archivio. Dando prevalenza al primo di questi aspetti, si potrebbe intendere per serie quel livello di organizzazione delle unità archivistiche, così come si sono venute formando nel contesto d'origine, nel quale le unità stesse si vengono a disporre in semplice sequenza additiva, una di seguito all'altra, secondo un principio, appunto, seriale. In tal senso, in un archivio organizzato per titolario, si potrebbe considerare «ogni classe e sottoclasse...appunto come la matrice di una serie», in quanto è questo livello al quale le unità archivistiche - i fascicoli- si sono venuti disponendo sequenzialmente, uno dopo l'altro, ognuno col proprio numero progressivo. (...). | A questo punto la differenza tra archivi «di antico regime» e archivi «moderni» verrebbe ad essere quella del diverso principio costitutivo delle unità archivistiche, e della diversa struttura classificatoria sovrapposta alla serie vera e propria, una struttura più varia e «spontanea» nel primo caso, sistematizzata nel secondo nelle precise articolazioni del titolario. Una simile definizione di serie, però, se da una parte può in un certo senso riunificarne il concetto ispiratore, dall'latra sembra far venire a cadere la possibilità di farla coincidere, all'interno di un archivio, col livello organizzativo primario. | Dando la prevalenza invece al secondo aspetto del concetto, quello di primaria partizione in cui si articola un archivio, la serie viene ad identificare la o le entità organizzative fondamentali in cui le unità archivistiche si sono andate disponendo, qualunque sia il nesso di collegamento che lega tali unità tra loro. In tal modo, durante la vita di un archivio, una serie di registri di protocollo sarà caratterizzata da un accrescimento sequenziale, mentre una serie, ad esempio, di fascicoli personali si costituirà man mano con l'inserimento all'interno dell'ordine alfabetico che la caratterizza dei nuovi fascicoli, e delle singole pratiche all'interno del fascicolo pertinente. È chiaro che, in questo schema, ad ogni tipologia d'archivio corrisponderanno particolari tipologie di serie; il problema centrale resta quello di individuare la logica alla base dell'organizzazione della documentazione, in riferimento all'organizzazione dell'ente produttore, a quella del suo servizio archivistico e alle vicende subite successivamente dall'archivio. | Questo secondo tipo di definizione e di impiego mi sembra quello più generalmente adottato e accettato; (...). La casistica, anche nel caso si archivi analoghi, può essere molto varia: (...). | Anche per le serie, così come per il fondo, ci si trova di fronte a una grande varietà di situazioni concrete, che i diversi modelli cercano in qualche modo di abbracciare con definizioni tali da potersi applicare all'ampia casistica, fermo restando che la serie indica «una qualche unità di tipo o di contenuto della documentazione», così come il fondo, o archivio, sta «ad indicare una qualche unità di origine». (...). In molti casi, oltre al livello di organizzazione individuabile come «serie» saranno individuabili livelli sia superiori (raggruppamenti di serie) che inferiori (sottoserie)" (Savoja, pp. 53-55).
- "«serie» tutto cioè che può considerarsi partizione di qualcosa cui sia stato dato in precedenza il nome di «fondo»" (Valenti, p. 111).
sfoltimento
- "Prima di passare i documenti all'archivio di deposito gli uffici devono effettuare lo sfoltimento dei fascicoli, ovvero eliminare tutto quel materiale che non è documentazione e che quindi può essere inviato al macero (appunti, fotocopie, brutte copie, etc.). In tal modo si riesce a ridurre la «massa cartacea» anche del 50%" (Regione Veneto, 23).
sigillo
- dipl.: l'apposizione del sigillo era uno dei sistemi della roboratio, ossia della convalida del documento; il "più comune e più delicato mezzo di convalida" del documento (Pratesi, pp. 45-46); "tra i caratteri estrinseci [del documento] di maggior rilievo", il sigillo è "l'impronta positiva su una materia plastica (cera o metallo fuso) di una matrice incisa in negativo di pietra o di metallo (per lo più di bronzo o acciaio). Di esso vanno considerati, (...), la materia, la forma, le dimensioni, la tipologia, la leggenda e il modo di apposizione" (Pratesi, pp. 70-71, in part. p. 70); in merito "ai modi di apposizione i sigilli si distinguono in ‘pendenti' e ‘aderenti'; si dicono pendenti quando sono uniti al foglio, (...), mediante lacci di seta o di canapa o di lino (ed è questo l'unico modo di apposizione del sigillo di metallo) o anche con striscioline di pergamena o di carta; aderenti, invece, quando sono attaccati direttamente alla materia scrittoria (ovviamente tale sistema è esclusivo dei sigilli di cera) secondo due tecniche diverse, per cui si hanno sigilli incassati, ossia tenuti feri sul foglio mediante contatto della massa di cera del sigillo con altra massa applicata sul verso (...), talora pur essa munita di impronta (controsigillo), attraverso un foro ottenuto sollevando gli spigoli originati da una serie di piccole incisioni intersecatisi tra loro; e sigilli impressi, cioè applicati direttamente sul foglio, per lo più con l'ausilio di una piccola striscia di pergamena passata attraverso due tagli paralleli in modo che le estremità, emergendo sul recto, fossero prese nella massa di cera. Abbastanza spesso i sigilli di cera pendenti si trovano racchiusi in custodie o teche di legno o di metallo" (Pratesi, p. 71).
- carattere estrinseco del documento "il sigillo alle origini è un mero segno di riconoscimento, quindi un segno sussidiario di autenticazione, infine il principale e talora unico segno di autenticazione. Nella tradizione italiana, ove il notaio assunse molto presto la capacità di fare pubblica fede, il sigillo ha minore diffusione - e soprattutto limitata ai documenti delle autorità pubbliche - di quanto non avvenga in Germania o in Francia o in Inghilterra ove il sigillo resta il principale segno di autenticità dei documenti fino al secolo XIV. (...). Per i documenti contemporanei tutta l'importanza simbolica e giuridica del sigillo si può constatare nella fase di pubblicazione della legge. La pubblicazione avviene sotto la responsabilità del ministro di Grazia e giustizia, che ha anche la funzione di ‘guardasigilli' in quanto ha in sua custodia il sigillo dello Stato. Egli appone il sigillo sul testo approvato dalle camere e promulgato dal capo dello Stato a titolo di autenticazione. Il teso - conforme all'originale - viene quindi pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale e sulla Raccolta ufficiale delle leggi e decreti con la menzione dell'avvenuta apposizione del sigillo" (Carucci, Il documento, p. 126).
sottoserie
- "La sottoserie è una partizione interna alla serie" (Carucci-Guercio, p. 86).
- "Partizione interna ad una serie, operata dal soggetto produttore o in sede di riuso amministrativo o di riordinamento" ("Ontologie", SIUSA, c028-Sottoserie).
- sottoserie (anche serie) sono suddivisioni dei fondi, dei subfondi o delle collection e in genere non hanno un soggetto produttore a sé stante ma lo stesso del fondo, del subfondo o della collection da cui dipendono. Il soggetto produttore va creato solo nel caso in cui la serie dovesse avere un evidente soggetto produttore autonomo rispetto al fondo da cui dipende (SIAS-ICAR 2010).
- "In molti casi, oltre al livello di organizzazione individuabile come «serie» saranno individuabili livelli (...) inferiori (sottoserie)" (Savoja, p. 55).
stato di trasmissione
- "Lo stato di trasmissione di un documento archivistico corrisponde al suo grado di perfezione. Ci sono tre possibili stati di trasmissione: minuta, originale e copia"; ed ancora, "grado di sviluppo" di un documento (Duranti, rispettivamente p. 20 e p. 23 n 24).
sub-fondo (subfondo)
- "La suddivisione di un fondo contenente un insieme di documentazione correlata, corrispondente a suddivisioni amministrative dell'istituzione o dell'organismo produttore, o altrimenti, a raggruppamenti geografici, cronologici, funzionali, o di simile natura del materiale documentario. Quando l'ente produttore ha una struttura gerarchica complessa, ciascuna suddivisione si articola nelle suddivisioni necessarie a dar conto dei livelli della struttura gerarchica stessa (ISAD (G), "Glossario", voce "Sub-fondo (sub-fonds)").
- "Partizione di un fondo corrispondente ad articolazioni interne del soggetto produttore o a raggruppamenti geografici, cronologici o di altra natura del materiale documentario" ("Ontologie", c026-Subfondo-Sezione-Raggruppamento di serie); anche "Espressione generica per indicare i livelli strutturali di riferimento del fondo, complesso o semplice, e delle sue articolazioni" ("Ontologie", C021).
- suddivisione di un fondo con soggetto produttore autonomo o distinzione all'interno di un fondo di successivi versamenti. In quest'ultimo caso il soggetto produttore è lo stesso del fondo (SIAS-ICAR 2010).
supporto di archiviazione / supporto
- carattere estrinseco del documento (Carucci, Il documento, p. 99).
unità di descrizione
- "Un documento o un insieme di documenti, a prescindere dai loro caratteri fisici, considerati come un tutto unico e, come tali, costituenti l'oggetto di una singola descrizione (ISAD (G), "Glossario", voce "Unità di descrizione (unit of description)").
valore secondario
- "Molti studiosi, specialmente di lingua inglese, preferiscono parlare di ‘valore primario' e ‘valore secondario' (in ordine di tempo) delle carte: il primo per l'ufficio produttore, il secondo sia per gli altri uffici che per i privati. Fra questi ultimi non esiste la distinzione fra chi consulta la documentazione per uso di studio ("studiosi") e chi la consulta per uso giuridico-amministrativo (‘privati') che è invece fondamentale negli Archivi italiani, tanto che in essi il primo tipo di ricerca è gratuito, il secondo a pagamento. | In molti casi, l'utilizzazione delle carte da parte di un ente o di un'amministrazione diversi da quelli produttori dei documenti può, comunque, essere ricondotta ad un ‘uso di studio' finalizzato ai compiti propri del secondo ente o amministrazione: per esempio, lo studio dei terremoti del passato per determinare la probabilità di terremoti nel futuro, da parte di istituzioni interessate specificatamente a questo problema" (Lodolini, p. 49).
volume
- "unità archivistica costituita da documenti rilegati insieme" (Carucci, Le fonti, Glossario, voce Pezzo, p. 221).
- "Registro e cartulario pertanto identificano due tipi specifici di documenti che si presentano con la forma esteriore del volume ma hanno caratteristiche diplomatiche e giuridiche diverse, in particolare i registri delle cancellerie hanno carattere di autenticità e si considerano originali. La parola volume, invece, ha un significato inerente all'aspetto esteriore dei documenti che si presentano rilegati invece che sciolti: il volume cioè poteva essere un registro, un cartulario, ma anche una filza legata in volume, cioè un insieme di documenti sciolti, successivamente rilegati per esigenze di buona conservazione. Col passare del tempo la parola registro ha sostituito la parola volume per indicare anche materialmente l'unità archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati su cui si effettuano trascrizioni e registrazioni. Così per la documentazione antica le serie di registri (registri, copiari, minutami, protocolli, bastardelli, ecc.) ci sono state tramandate con denominazioni varie ma attualmente, quando se ne deve indicare la consistenza, vengono chiamate da molti archivisti indifferentemente registri o volumi (l'uso di volume, parola più generica, dipende anche dal fatto che non sempre è facile qualificare con certezza la documentazione). | Per la documentazione moderna invece non si usa in genere la parola volume per indicare i registri; (...). Il volume invece è un'unità rilegata costituita da una pluralità di documenti per lo più dello stesso tipo e appartenenti ad una serie ritenuta importante, che nascono come documenti sciolti e vengono rilegati successivamente per garantirne la conservazione e l'ordine originario (volumi di decreti, volumi di sentenze, volumi di telegrammi, ecc.). Anche per la documentazione moderna può capitare che in certi casi non sia semplice qualificare la natura di un'unità rilegata" (Carucci, Le fonti, Glossario, voce Registro, p. 225).
- unità archivistica (Carucci, Le fonti, Glossario, voce Unità archivistica, p. 230).
- "Unità archivistica costituita da più fogli rilegati insieme. La parola attiene all'aspetto esteriore dei documenti e distingue quelli che si presentano come unità rilegata da quelli sciolti. Se il volume contiene registrazioni o trascrizioni sistematiche di documenti si chiama registro" (Carucci, Le fonti, Glossario, voce Volume, p. 230).
- "Il volume, anche se concettualmente più vicino all'unità di conservazione, viene talora considerato come un'unità archivistica rilegata; non necessariamente implica un'attività di registrazione: può trovarsi rilegata in volume, al fine di una più sicura conservazione, documentazione relativa ad atti solenni o comunque ritenuti importanti (concessioni, investiture ecc.); possono trovarsi volumi nei quali sia stata rilegata insieme documentazione afferente a fondi diversi. Mentre il registro è uno strumento necessariamente utilizzato per finalità amministrative o giudiziarie nell'archivio corrente, la rilegatura in volume viene di massima effettuata successivamente a fini di conservazione" (Carucci-Guercio, p. 89).
- "un insieme di fogli rilegati dopo essere stati scritti" (Lodolini, p. 27).