Circolari e documentazione
Questa sezione del sito è ripartita in:
Circolari di indirizzo e determine: pagina che contiene circolari – con i relativi allegati – emanate dall’ICAR in ragione delle proprie specifiche competenze, per svolgere le quali si richiede l’indispensabile collaborazione degli Istituti archivistici.
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Documentazione tecnica: pagina destinata ad ospitare documentazione tecnica relativa ai sistemi: 1. SAN (Sistema Archivistico Nazionale), 2. SIAS (Sistema informativo degli Archivi di Stato), 3. SAS (Sistema Archivistico Statale), 4. SIUSA (Sistema Informativo Unificato Soprintendenze Archivistiche), 5. Guida generale (Guida generale degli Archivi di Stato italiani). Si pubblicano anche i risultati del censimento sullo stato della digitalizzazione del patrimonio archivistico degli Archivi di Stato
1. SAN
Il Portale del Sistema Archivistico Nazionale - SAN, aggregatore nazionale di risorse archivistiche, è un progetto della Direzione Generale per gli Archivi, nel quale i diversi sistemi informativi, statali e non, trovano un punto di incontro, coordinamento e integrazione. Aperto alla partecipazione attiva e alla collaborazione con tutti i soggetti pubblici e privati nazionali ed esteri e con organismi internazionali, il Portale è stato inaugurato il 17 dicembre 2011 ed è entrato in esercizio, affidato alla gestione dell'ICAR, in una veste che richiede sia interventi correttivi ed evolutivi, emersi anche a seguito di un utilizzo massivo ed incrementale del Portale, sia una intensa attività redazionale sui contenuti.
Il Portale costituisce un punto di accesso primario al patrimonio archivistico italiano rendendo disponibili archivi di natura eterogenea, finora consultabili separatamente; intende far conoscere a un pubblico non di soli specialisti quali risorse archivistiche esistano a livello nazionale, dove siano dislocate e come vi si acceda; consente l'interconnessione con altri portali/archivi (esistenti o nuovi) e il recupero di risorse dal web; l'harvesting da parte dei sistemi aderenti al SAN; l'importazione ed esportazione di dati relativi alle risorse archivistiche, non solo con riferimento ai sistemi dell'Amministrazione archivistica, ma anche a quelli curati da soggetti pubblici e privati (Regioni, Province, Comuni, Università, Enti ecclesiastici, Istituti culturali, Fondazioni etc.).
I contenuti sono costituiti dal catalogo delle risorse archivistiche e, cioè, dalle descrizioni dei soggetti conservatori, dei soggetti produttori, dei complessi archivistici e degli strumenti di ricerca, trasmesse al SAN attraverso standard (archivistici e NIERA), tracciati di scambio (CAT SAN) e protocolli siglati con i responsabili dei sistemi aderenti; dalla digital library e, cioè, da risorse digitali riferite a documenti di diversa natura e tipologia (immagini, audio, video), descritti e rintracciabili sulla base di un tracciato di metadati condiviso (profilo METS). Ciascun documento riprodotto è contestualizzato per la sua appartenenza a un archivio e a un progetto di digitalizzazione; dalle risorse bibliografiche rilevanti per il dominio archivistico, con collegamento al Sistema Bibliotecario Nazionale; da notizie, informazioni, testi e contenuti arricchiti elaborati dalla redazione.
L'import/export di risorse archivistiche consente di caricare nel catalogo i flussi basati sullo standard SAN ricevuti dai sistemi afferenti; effettuare esportazioni, nel formato XML CAT, delle risorse archivistiche presenti in SAN; OAI-PMH (Open Archives Initiatives Protocol for Metadata Harvesting) harvesting risorse archivistiche consente di gestire i data provider aderenti al SAN che espongono l'interfaccia OAI-PMH; pianificare le attività di harvesting sui data provider aderenti che risultano attivi; effettuare il monitoraggio delle attività di harvesting; l'importazione metadati oggetti digitali consente di caricare nell'archivio digitale i metadati descrittivi, gestionali e amministrativi conformi allo standard METS SAN, associati agli oggetti digitali.
Il SAN, al momento limitatamente alle fonti di pertinenza della Amministrazione archivistica, è integrato in CulturaItalia.
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Il Sistema Informativo degli Archivi di Stato, sviluppato e coordinato dall'Istituto Centrale per gli Archivi, è lo strumento informatico utilizzato per la tutela e la valorizzazione dell'immenso e prezioso patrimonio documentario conservato negli Archivi di Stato. Si basa su un'architettura interamente distribuita e con una struttura modulare, così da permettere ad ogni Archivio di Stato, per quanto piccolo, di dotarsi di un sistema informativo completo e indipendente, fornito di un software per l'immissione e la modifica dei dati e di un'interfaccia di consultazione dei dati locali tramite browser Web. Varato alla fine del 2003, oggi 90 Archivi di Stato su 101 hanno adottato SIAS e di questi 84 sono sul Web. Il SIAS consente di gestire tutti i processi connessi alla conservazione degli archivi, fruizione da parte degli utenti nelle sale di studio e sul Web del patrimonio documentario, programmazione di interventi di riordinamento, inventariazione e riproduzione digitale dei documenti. Nell'intento di agevolare il lavoro degli istituti sono stati prodotti e diffusi: - Manuale d'uso del programma gestionale, un vero e proprio help all'uso del software, redatto però da archivisti e non da informatici; - Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio documentario, che oltre a sostenere gli utenti nell'uso del software, guidano nell'applicazione delle norme ISAD(G), ISAAR(CPF) e di quelle redazionali della Guida Generale, ponendo l'accento sul rigore della qualità informativa dei dati anche nella loro rappresentazione formale. Il SIAS permette inoltre di: • monitorare la consistenza dei fondi, • effettuarne la valutazione finanziaria, • registrarne la disposizione nei depositi, • registrare le nuove acquisizioni in tempo reale. SIAS offre all'utente: - un'informazione più o meno analitica a seconda del livello di conoscenza del patrimonio al quale i singoli istituti sono effettivamente pervenuti, evitando così ogni forzatura e astrazione; - un'informazione che può giungere fino al livello delle singole unità documentarie, grazie alla presenza del modulo per gli inventari on-line; - la descrizione analitica di tipologie documentarie particolari come le pergamene e i sigilli, grazie alla presenza di schede inventariali apposite; - la possibilità in alcuni casi di visualizzare l'oggetto descritto, fornendo così all'utente web un formidabile mezzo di indagine su una documentazione di norma riservata agli specialisti; - l'utilizzo delle schede speciali consente che la riproduzione digitale dei documenti descritti non produca delle immagini "mute", ma collegate a una scheda descrittiva ampia, che offre all'utente la possibilità di più itinerari di ricerca per arrivare all'immagine stessa e comprenderne le potenzialità storiche. Infatti in SIAS sono stati utilizzati i MAG solo per connettere le immagini alla scheda inventariale dell'oggetto analogico e per dare le caratteristiche tecniche dell'immagine stessa, mentre il vero metadato descrittivo è la scheda inventariale. Infine, in attesa di un modulo inventariale specifico per i catasti, la cartografia e il materiale grafico tout court, la scheda inventariale base può essere usata per la descrizione di tale materiale, consentendo l'utilizzazione di migliaia di immagini già prodotte dagli istituti e restituendo in tal modo il loro contesto storico e di ricerca sul web.
vai alla pagina Documentazione tecnica SIAS3. SAS
IL PROGETTO
Genesi
Il disegno unitario del progetto SAN - oltre alla realizzazione del Portale Archivistico Nazionale (PAN) e dei portali tematici a questo integrati -, comprende la realizzazione del Sistema Archivistico Statale, noto con l'acronimo di SAS, che ha l'obiettivo di integrare e sostituire i sistemi informativi dell'Amministrazione e le rispettive funzionalità in un unico ambiente software web-based.
Lo sviluppo e la gestione del SAS sono affidati all'Istituto Centrale per gli Archivi.
Strutturato modularmente, tale Sistema informativo unificato, attraverso le sue funzionalità, consente la gestione e descrizione di archivi (complessi archivistici con le loro articolazioni sino alle unità documentarie e speciali; soggetti produttori enti, persone e famiglie; conservatori di archivi; elementi di contesto) e la gestione dei procedimenti sottesi alle attività di tutela (sorveglianza e vigilanza).
Il SAS - concepito come sistema aderente a PAN - si propone dunque come punto di accesso unificato per la gestione, descrizione e consultazione del patrimonio archivistico statale e non statale, pubblico e privato, conservato all'interno e al di fuori degli Archivi di Stato.
Descrizione
Le attività di analisi e progettazione hanno puntato alla integrazione in termini di funzioni e schema dati dei tre principali sistemi dell'Amministrazione archivistica SIAS (Sistema Informativo Archivi di Stato), SIUSA (Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche) Guida generale degli Archivi di Stato Italiani allo scopo di:
- recuperare e centralizzare, unificandone le relative banche dati, l'intero patrimonio delle descrizioni archivistiche, attualmente costituito dai principali sistemi informativi (Guida Generale degli Archivi, gli stessi SIAS e SIUSA e le diverse personalizzazioni) oggi non interoperanti;
- gestire l'import e l'export delle informazioni secondo i più diffusi schemi di metadati in modo da permettere una piena integrabilità ed interoperabilità del Sistema con sistemi archivistici nazionali e internazionali e da permettere il recupero delle descrizioni archivistiche dai principali sistemi open source e proprietari in uso presso enti e istituzioni pubbliche e private;
- costituire il sistema unico di riferimento per gli archivi, allo scopo di uniformare la redazione e la gestione delle descrizioni archivistiche secondo vari aspetti, quali ad esempio: linee guida e norme redazionali, gestione e incrementazione dei vocabolari, attività di help desk.
Il ciclo di gestione redazionale prevede la possibilità di sottoporre i contenuti prodotti ad un ciclo di verifica/approvazione.
Stato del progetto
Il progetto è stato avviato con il Piano dei fabbisogni (allegato A del contratto esecutivo DGA-RTI Telecom Italia SPA-Engineering-ElsagDatamat) rilasciato a novembre 2008 ed ulteriormente definito con documento di Analisi funzionale rilasciato dalla Società Engineering l'11 ottobre 2010.
Questa fase di analisi ha coinvolto la Direzione Generale degli Archivi con audizioni di esperti, funzionari e dirigenti dell'amministrazione.
L'Istituto Centrale per gli Archivi ha avuto l'incarico, a partire da ottobre 2011, di affiancare il fornitore nella produzione di una analisi di dettaglio consegnata il 21 marzo 2012 e commentata il 10 aprile 2012. Nel luglio 2012 è stato pubblicato il documento "Architettura applicativa del Sistema Archivistico Statale" e nel maggio 2015 il "Tracciato definitivo delle 6 entità", di cui al modulo "Descrittivo" del SAS:
1.Macro area: Soggetto conservatore
1.1 Entità Conservatore
1.2 Entità Deposito
1.3 Entità Sala studio
2. Macro area: Soggetto produttore
2.1 Entità Produttore Ente
2.2 Entità Produttore Famiglia
2.3 Entità Produttore Persona
3. Macro area: Complessi archivistici
3.1 Entità Complessi archivistici
3.2 Entità Unità archivistiche
3.3 Entità Unità documentarie
4. Macro area: Complessi archivistici - Unità documentarie specialistiche
4.1 Entità Unità documentarie specialistiche Pergamene/Manoscritti
4.2 Entità Unità documentarie specialistiche Sigilli/Matrici
4.3 Entità Unità documentarie specialistiche Cartografia/Mappe/Disegni
4.4 Entità Unità documentarie specialistiche Carteggio
5. Macro area: Elementi di contesto
5.1 Entità Profilo storico istituzionale
6. Macro area: Strumenti di ricerca
6.1 Entità Strumenti
6.2 Entità Autori
6.3 Entità Editori
I moduli
Il SAS si compone di moduli attraverso i quali è consentita:
- la descrizione e gestione dei dati relativi alle risorse archivistiche (soggetti conservatori, soggetti produttori, elementi di contesto, complessi documentari e unità archivistiche, documentarie e speciali, strumenti di ricerca) e bibliografiche (di pertinenza dei dati archivistici censiti);
- la gestione dei vocabolari controllati del Sistema;
- la descrizione e gestione dei dati relativi agli oggetti digitali e ai progetti di digitalizzazione;
- la descrizione e gestione dei procedimenti legati alle attività di sorveglianza e vigilanza.
a. Modulo Descrittivo
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione dei dati archivistici, in particolare: conservatori, complessi archivistici, nella loro totale rappresentazione sino all'unità archivistica; strumenti di ricerca; elementi di contesto (Ambito Territoriale, Contesto Statuale, Profilo Documentario Generale, Profilo Istituzionale Generale).
b. Modulo Oggetti digitali
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione degli oggetti digitali e dei progetti di digitalizzazione che ne costituiscono la "base" istituzionale.
Il modulo permette l'esportazione e l'importazione degli oggetti nel formato METS/SAN già sviluppato per il Sistema Archivistico Nazionale e qui riportato per compatibilità e per adeguatezza alle necessità del sistema.
c. Modulo Bibliografia
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione delle risorse bibliografiche di pertinenza dei dati archivistici censiti attraverso l'utilizzo del modulo Descrittivo.
d. Modulo Gestionale
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla descrizione\gestione" di procedimenti e azioni di tutela e organizzazione esercitate nell'ambito delle attività di sorveglianza, vigilanza e conservazione (complessi vigilati/sorvegliati; procedure versamento\ acquisizione da parte di conservatori statali; valutazione economica dei documenti).
e. Modulo Tool e Servizi
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione dei vocabolari controllati (più di 100 diversi); dei servizi di importazione ed esportazione dei dati archivistici da o verso altri sistemi esterni al SAS; della generazione della reportistica da produrre contestualmente ad alcune attività redazionali.
f. Modulo Amministrazione di sistema
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione di utenti e gruppi, compresa la loro profilatura; gestione del flusso di lavoro del SAS, compresa l'organizzazione della redazione di back office e le policy di inserimento, validazione e pubblicazione dei dati. g. Aree di lavoro
Il sistema SAS prevede due aree distinte:
• Area di lavoro (AL): è l'area utilizzata dalla redazione del SAS. Contiene tutti i dati "offline" che la redazione elabora e\o valida prima di essere messi "online", cioè trasferiti nell'area pubblica. SIUSA
• Area Pubblica (AP): contiene i dati pubblicati dal SAS fruibile dal front-end.
L'operazione di pubblicazione consiste in un trasferimento dei dati dal database offline a quello online.
h. Funzionalità
Le funzionalità presenti nel nuovo sistema unificato SAS nascono dalla integrazione in termini di funzioni e di schema dati dei sistemi archivistici dell'amministrazione (SIAS, SIUSA, Guida Generale).
Tali funzionalità pertanto opereranno su una base dati integrata e omnicomprensiva degli oggetti archivistici in possesso dei sistemi archivistici: Conservatori, Produttori, Complessi documentari, Strumenti di ricerca, Elementi di contesto (Ambito Territoriale, Contesto Statuale, Profilo Documentario Generale, Profilo Istituzionale Generale).
Integrazione con sistemi esterni
Il sistema SAS è studiato per integrarsi con i principali sistemi esterni e con il Sistema Archivistico Nazionale attraverso tracciati di scambio DATI in formato XML con un profilo applicativo SAS specifico per ogni oggetto archivistico nel primo caso e con un OAI Provider con profilo applicativo CAT-SAN nel secondo caso.
I dati provenienti dai sistemi SIAS, Guida Generale e SIUSA e dalle diverse personalizzazioni saranno caricati attraverso opportuni mapping specifici nel sistema SAS ed andranno inizialmente a costituire fonti autonome per poi far transitare i dati nel sistema di Backoffice SAS.
vai alla pagina Documentazione tecnica SAS4. SIUSA
Il Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche, noto con l'acronimo SIUSA, si propone come punto di accesso primario per la consultazione e la ricerca del patrimonio archivistico non statale, pubblico e privato, conservato al di fuori degli Archivi di Stato. In esso sono descritti: i complessi archivistici con le loro articolazioni; i soggetti enti, persone e famiglie che hanno prodotto la documentazione nello svolgimento della loro attività; i soggetti che conservano gli archivi. Sono inoltre presenti schede di carattere generale che forniscono informazioni storiche, istituzionali ed archivistiche utili per la comprensione del contesto. Per una definizione più puntuale degli elementi descrittivi si rinvia al progetto Ontologie archivistiche. Fanno parte del SIUSA anche alcuni Percorsi tematici, che valorizzano progetti varati dalla Direzione generale per gli archivi sull'intero territorio nazionale, d'intesa con le Soprintendenze archivistiche, con criteri di uniformità. Infine sono ospitati in SIUSA Progetti di descrizione di archivi non statali, frutto di collaborazione tra soggetti istituzionali diversi. È possibile effettuare ricerche in tre modalità. La ricerca semplice restituisce le occorrenze nelle quali si trovi la parola o le parole prescelte lette come stringa testuale; la ricerca guidata consente di selezionare le informazioni a partire da indici generali dei complessi archivistici, dei soggetti che li hanno prodotti soggetti produttori e di quelli che li conservano soggetti conservatori, con possibilità di raffinamento; la ricerca avanzata, pensata per coloro che possiedono chiavi di interrogazione precise e puntuali, permette di intrecciare dati relativi ai diversi elementi del sistema e di scegliere la modalità di restituzione delle informazioni.
vai alla pagina Documentazione tecnica SIUSA5. Guida generale
La Guida generale degli Archivi di Stato italiani descrive in maniera organica e secondo criteri uniformi tutti i fondi archivistici conservati presso l'Archivio centrale dello Stato e gli Archivi di Stato istituiti in ogni capoluogo di provincia - con le eventuali Sezioni dipendenti. La documentazione prodotta dalle istituzioni statali è inquadrata nell'ambito di periodizzazioni storiche: Antichi regimi, Periodo napoleonico, Restaurazione, Regno d'Italia poi Repubblica italiana. I Catasti, i Notai e la documentazione prodotta da enti pubblici, istituzioni private e religiose e da famiglie e persone si trovano invece raggruppati per tipologie. Il Sistema consente di accedere alla navigazione della descrizione dei fondi archivistici conservati da uno specifico Archivio di Stato selezionato da una lista dinamica, o di compiere ricerche testuali, semplici o articolate su più frasi, sul singolo Archivio o su tutta la rete di Archivi di Stato. Nel Sistema Guida generale, oltre alla descrizione analitica dei singoli Soggetti produttori cui risultano intestati i fondi, è presente un profilo istituzionale generale di riferimento per quei Soggetti produttori retti da una normativa comune o afferenti ad una medesima tipologia: si tratta in prevalenza di uffici periferici dello Stato, ma anche di alcune tipologie di enti pubblici e alcune tipologie di documenti, quali ad esempio lo Stato civile; tali profili (o schede-repertorio) sono stati introdotti per tutti i Soggetti produttori a normativa comune del periodo preunitario e postunitario, ma risultano completi solo a partire dagli Stati del Periodo napoleonico. Sia i soggetti produttori che i profili istituzionali sono inquadrati nel proprio contesto storico istituzionale di riferimento, cui si accede dalla sezione "stati e istituzioni", interagendo con un atlante storico; in tali contesti vengono presentati organicamente gli organi centrali e quelli locali o periferici degli Stati italiani nel corso dei secoli.
vai alla pagina Documentazione tecnica relativa al progetto di implementazione, gestione e manutenzione dei Soggetti produttori del Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato italiani
Vai alla circolare n. 21 del 10 aprile 2014 contenente linee guida e istruzioni relative alle modalità di attuazione del progetto