Sistema Archivistico Statale — SAS
Genesi Il disegno unitario del progetto SAN - oltre alla realizzazione del Portale Archivistico Nazionale (PAN) e dei portali tematici a questo integrati -, comprende la realizzazione del Sistema Archivistico Statale, noto con l’acronimo di SAS, che ha l’obiettivo di integrare e sostituire i sistemi informativi dell’Amministrazione e le rispettive funzionalità in un unico ambiente software web-based. Strutturato modularmente, tale Sistema informativo unificato, attraverso le sue funzionalità, consente la gestione e descrizione di archivi (complessi archivistici con le loro articolazioni sino alle unità documentarie e speciali; soggetti produttori enti, persone e famiglie; conservatori di archivi; elementi di contesto) e la gestione dei procedimenti sottesi alle attività di tutela (sorveglianza e vigilanza).
Il SAS – concepito come sistema aderente a PAN - si propone dunque come punto di accesso unificato per la gestione, descrizione e consultazione del patrimonio archivistico statale e non statale, pubblico e privato, conservato all’interno e al di fuori degli Archivi di Stato.
Descrizione Le attività di analisi e progettazione hanno puntato alla integrazione in termini di funzioni e schema dati dei tre principali sistemi dell’Amministrazione archivistica SIAS (Sistema Informativo Archivi di Stato), SIUSA (Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche) Guida generale degli Archivi di Stato Italiani allo scopo di:
- recuperare e centralizzare, unificandone le relative banche dati, l’intero patrimonio delle descrizioni archivistiche, attualmente costituito dai principali sistemi informativi (Guida Generale degli Archivi, gli stessi SIAS e SIUSA e le diverse personalizzazioni) oggi non interoperanti;
- gestire l’import e l’export delle informazioni secondo i più diffusi schemi di metadati in modo da permettere una piena integrabilità ed interoperabilità del Sistema con sistemi archivistici nazionali e internazionali e da permettere il recupero delle descrizioni archivistiche dai principali sistemi open source e proprietari in uso presso enti e istituzioni pubbliche e private;
- costituire il sistema unico di riferimento per gli archivi, allo scopo di uniformare la redazione e la gestione delle descrizioni archivistiche secondo vari aspetti, quali ad esempio: linee guida e norme redazionali, gestione e incrementazione dei vocabolari, attività di help desk.
Il ciclo di gestione redazionale prevede la possibilità di sottoporre i contenuti prodotti ad un ciclo di verifica/approvazione.
I moduli Il SAS si compone di moduli attraverso i quali è consentita:
- la descrizione e gestione dei dati relativi alle risorse archivistiche (soggetti conservatori, soggetti produttori, elementi di contesto, complessi documentari e unità archivistiche, documentarie e speciali, strumenti di ricerca) e bibliografiche (di pertinenza dei dati archivistici censiti);
- la gestione dei vocabolari controllati del Sistema;
- la descrizione e gestione dei dati relativi agli oggetti digitali e ai progetti di digitalizzazione;
- la descrizione e gestione dei procedimenti legati alle attività di sorveglianza e vigilanza.
a. Modulo Descrittivo
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione dei dati archivistici, in particolare : conservatori, complessi archivistici, nella loro totale rappresentazione sino all’unità archivistica; strumenti di ricerca; elementi di contesto (Ambito Territoriale, Contesto Statuale, Profilo Documentario Generale, Profilo Istituzionale Generale):
b. Modulo Oggetti digitali
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione degli oggetti digitali e dei progetti di digitalizzazione che ne costituiscono la “base” istituzionale.
Il modulo permette l’esportazione e l’importazione degli oggetti nel formato METS/SAN già sviluppato per il Sistema Archivistico Nazionale e qui riportato per compatibilità e per adeguatezza alle necessità del sistema.
c. Modulo Bibliografia
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione delle risorse bibliografiche di pertinenza dei dati archivistici censiti attraverso l’utilizzo del modulo Descrittivo.
d. Modulo Gestionale
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla descrizione\gestione” di procedimenti e azioni di tutela e organizzazione esercitate nell’ambito delle attività di sorveglianza, vigilanza e conservazione (complessi vigilati/sorvegliati; procedure versamento\ acquisizione da parte di conservatori statali; valutazione economica dei documenti).
e. Modulo Tool e Servizi
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione dei vocabolari controllati (più di 100 diversi); dei servizi di importazione ed esportazione dei dati archivistici da o verso altri sistemi esterni al SAS; della generazione della reportistica da produrre contestualmente ad alcune attività redazionali.
f. Modulo Amministrazione di sistema
In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione di utenti e gruppi, compresa la loro profilatura; gestione del flusso di lavoro del SAS, compresa l’organizzazione della redazione di back office e le policy di inserimento, validazione e pubblicazione dei dati.
g. Aree di lavoro
Il sistema SAS prevede due aree distinte:
· Area di lavoro (AL): è l'area utilizzata dalla redazione del SAS. Contiene tutti i dati “offline” che la redazione elabora e\o valida prima di essere messi “online”, cioè trasferiti nell'area pubblica.
· Area Pubblica (AP): contiene i dati pubblicati dal SAS fruibile dal front-end.
L'operazione di pubblicazione consiste in un trasferimento dei dati dal database offline a quello online.
h. Funzionalità
Le funzionalità presenti nel nuovo sistema unificato SAS nascono dalla integrazione in termini di funzioni e di schema dati dei sistemi archivistici dell’amministrazione (SIAS, SIUSA, Guida Generale).
Tali funzionalità pertanto opereranno su una base dati integrata e omnicomprensiva degli oggetti archivistici in possesso dei sistemi archivistici: Conservatori, Produttori, Complessi documentari, Strumenti di ricerca, Elementi di contesto (Ambito Territoriale, Contesto Statuale, Profilo Documentario Generale, Profilo Istituzionale Generale).
Integrazione con sistemi esterni
Il sistema SAS è studiato per integrarsi con i principali sistemi esterni e con il Sistema Archivistico Nazionale attraverso tracciati di scambio DATI in formato XML con un profilo applicativo SAS specifico per ogni oggetto archivistico nel primo caso e con un OAI Provider con profilo applicativo CAT-SAN nel secondo caso. I dati provenienti dai sistemi SIAS, Guida Generale e SIUSA e dalle diverse personalizzazioni saranno caricati attraverso opportuni mapping specifici nel sistema SAS ed andranno inizialmente a costituire fonti autonome per poi far transitare i dati nel sistema di Backoffice SAS.
Vai alla pagina Circolari e documentazione > Documentazione tecnica 3. SAS e scarica il documento Architettura applicativa del Sistema Archivistico Statale
II° Corso e-learning su Archimista
L'Istituto Centrale per Gli Archivi nell'ambito delle attività per la costruzione del Sistema Archivistico Statale (SAS) organizza un corso e-learning gratuito su Archimista.
Il Sistema Archivistico Statale nasce come esigenza di avere una piattaforma condivisa per la gestione di una pluralità di strumenti di ricerca e di corredo archivistici a vari livelli di complessità.
In questa ottica Archimista potrebbe configurarsi come uno degli strumenti usati per inserire dati all'interno del SAS che, per sua natura, non può che essere un sistema neutro e trasparente e pertanto aperto al confronto, al rapporto e allo scambio di informazioni con altri software e sistemi informativi.
Vista la sua natura open source, Archimista potrebbe essere uno strumento agile di facile utilizzo, per il lavoro sul campo, in previsione di un riversamento dei dati all'interno del SAS. Il corso, pur toccando solo parzialmente le tematiche di migrazione attualmente in fase di sviluppo, rappresenta un primo tassello in questa direzione.
Archimista è un'applicazione web multipiattaforma gratuita ed open source per la descrizione di archivi storici e la realizzazione di inventari, censimenti e guide.
Il progetto di Archimista nasce da un accordo tra Regione Lombardia, Regione Piemonte e Direzione Generale per gli Archivi, con il coinvolgimento di CSI Piemonte e dell'Università degli Studi di Pavia. A partire dalla versione 1.1.0 il soggetto coordinatore del progetto è il Politecnico di Milano con un accordo con la Regione Lombardia.
L'applicativo è sviluppato da Codex Società Cooperativa di Pavia.
A chi si rivolge
Archivisti, responsabili di servizi archivistici, addetti e funzionari d'archivio pubblici, privati ed ecclesiastici, studenti universitari di archivistica interessati o impegnati in progetti di riordino ed inventariazione, di censimento ed in prospettiva alla realizzazione di siti web e sistemi informativi archivistici.
Finalità
Il corso si propone in primo luogo di:
• Fornire una panoramica sulle funzionalità
• Illustrare le principali funzioni
• Guidare nel riordino ed inventariazione di un archivio utilizzando il software.
Il corso non tratterà specificatamente problematiche legate alla conversione di base dati da altri software o confronti con altri applicativi, e non verranno indicate soluzioni a problemi insiti nel software o funzionalità mancanti. Verranno semmai fornite possibili strategie alternative per emulare alcune funzionalità e/o superare alcune difficoltà.
Modalità e-learning
Il corso si svolgerà in modalità e-learning attraverso video lezioni e video chat web (divise in due sessioni, base e avanzata) in cui i corsisti potranno porre domande al docente, che risponderà in video streaming. L'articolazione in sezioni è descritto sotto nel Calendario lezioni.
Il corso utilizzerà la piattaforma e-learning Moodle, video su Youtube e diretta streaming attraverso un canale web (es. Livestream, Ustream).
Requisiti hardware e software per partecipare
È richiesto un computer (con qualunque sistema operativo), una connessione web, possibilmente veloce, un'apparecchiatura audio ed un browser in grado di fruire di contenuti multimediali (es. Youtube e Livestream) e su cui installare Archimista. In riferimento a quest'ultimo punto nella prima video-lezione si guiderà l'utente nell'installazione di Archimista 1.2.1 su piattaforma Windows e GNU/Linux. È possibile partecipare al corso anche utilizzando un Mac, ma in questo caso non sarà fornito supporto durante l'installazione del software Archimista.
La fruizione dei materiali del corso e delle sezioni in streaming potrà avvenire anche attraverso tablet o smartphone, ma su questi supporti l'installazione di Archimista è estremamente complessa, quindi sarà necessario comunque un comune computer per installarlo, o quantomeno avere dal tablet o smartphone accesso ad una versione online di Archimista.
Durante il corso saranno suggeriti altri software per specifiche attività come, a titolo di esempio:
• un wordprocessor (come Word o Libreoffice Writer o Open Office Writer).
• un foglio di calcolo (come Excel o Libreoffice Calc o Open Office Calc).
• un software per la compressione di file come 7-zip.
• una stampante virtuale per la creazione di PDF come PDF Creator.
Calendario lezioni
I tre incontri previsti si suddividono in due tranche, la prima maggiormente dedicata all'utenza base con scarse conoscenze del software. La seconda a aspetti e domande più specifiche eavanzate.
• 25 novembre 2013
h. 17.15 - 18.00 [corso base]
Breve presentazione delle schede principali di Archimista per l'utenza base
h. 18.00 - 18.45 [corso avanzato]
Aspetti maggiormente problematici e avanzati relativi alle schede principali di Archimista
• 29 novembre 2013
h. 16.00 - 16.45 [corso base]
Schede speciali, riordini e relazioni: questioni base
h. 16.45 - 17.30 [corso avanzato]
Domande legate ad aspetti problematici di riordino etc. Alcuni suggerimenti di utilizzo e di uso avanzato anche con software esterni ad Archimista
• 5 dicembre 2013
h. 16.00 - 16.45 [corso base]
Oggetti digitali, indici e reportistica
h. 16.45 - 17.30 [corso avanzato]
Suggerimenti di utilizzo avanzati relativi a indici, oggetti digitali e reportistica. La sezione include esempi su come importare liste come voci di indice, modificare report etc.
Argomenti e modalità di svolgimento
Il corso si svolgerà attraverso video-lezioni consultabili online e guide testuali che il corsista potrà consultare sulla piattaforma Moodle in qualunque momento una volta attivate le varie sezioni.
Gli argomenti trattati riguarderanno:
• Installazione
• Panoramica generale
• Complesso archivistico e gestione dell'albero
• Unità: viste tabellari, operazioni possibili (es. riordino, filtro)
• Oggetti digitali
• Report
• Test ed esercitazioni di utilizzo del software su alcuni esempi di casi reali
• Suggerimenti di utilizzo e/o di ottimizzazione.
I corsisti potranno rivolgere al docente domande e richieste in qualsiasi momento sul forum interno alla piattaforma Moodle.
Staff
dott. Salvatore Vassallo, Archivista Informatico per l'Archivum Romanum Societatis Iesu e consulente per l'ICAR, Roma - ideatore, docente, supporto informatico; vassallosalvatore@gmail.com
dott. ssa Maria Idria Gurgo referente ICAR, Roma - redazione SAS; mariaidria.gurgo@beniculturali.it
dott. ssa. Daniela Martino referente ICAR, Roma - redazione SAS; martino_dani@hotmail.com
Sig,ra Raffaela De Cotiis, responsabile della segreteria amministrativa ICAR, Roma; raffaela.decotiis@beniculturali.it
Iscrizione
La scheda d'iscrizione è disponibile online sarà disponibile sino a esaurimento posti dovrà essere compilata direttamente online entro il 21 novembre 2013.
Posti disponibili dopo aver dato priorità agli esclusi del primo corso: 30.
Verrà rilasciato un attestato di partecipazione a chi completerà le varie sezioni sulla piattaforma Moodle incluso un breve test finale.
Segreteria e informazioni
Raffaela De Cotiis, responsabile della segreteria amministrativa ICAR, Roma; raffaela.decotiis@beniculturali.it
I° CORSO E-LEARNING DI ARCHIMISTA. LIVELLO DI BASE
L'Istituto Centrale per Gli Archivi nell'ambito delle attività per la costruzione del Sistema Archivistico Statale (SAS) organizza un corso e-learning gratuito su Archimista.
Il Sistema Archivistico Statale nasce come esigenza di avere una piattaforma condivisa per la gestione di una pluralità di strumenti di ricerca e di corredo archivistici a vari livelli di complessità.
In questa ottica Archimista potrebbe configurarsi come uno degli strumenti usati per inserire dati all'interno del SAS che, per sua natura, non può che essere un sistema neutro e trasparente e pertanto aperto al confronto, al rapporto e allo scambio di informazioni con altri software e sistemi informativi.
Vista la sua natura open source, Archimista potrebbe essere uno strumento agile di facile utilizzo, per il lavoro sul campo, in previsione di un riversamento dei dati all'interno del SAS. Il corso, pur toccando solo parzialmente le tematiche di migrazione attualmente in fase di sviluppo, rappresenta un primo tassello in questa direzione.
Archimista è un'applicazione web multipiattaforma gratuita ed open source per la descrizione di archivi storici e la realizzazione di inventari, censimenti e guide.
Il progetto di Archimista nasce da un accordo tra Regione Lombardia, Regione Piemonte e Direzione Generale per gli Archivi, con il coinvolgimento di CSI Piemonte e dell'Università degli Studi di Pavia. A partire dalla versione 1.1.0 il soggetto coordinatore del progetto è il Politecnico di Milano con un accordo con la Regione Lombardia.
L'applicativo è sviluppato da Codex Società Cooperativa di Pavia.
A chi si rivolge
Archivisti, responsabili di servizi archivistici, addetti e funzionari d'archivio pubblici, privati ed ecclesiastici, studenti universitari di archivistica interessati o impegnati in progetti di riordino ed inventariazione, di censimento ed in prospettiva alla realizzazione di siti web e sistemi informativi archivistici.
Finalità
Il corso si propone in primo luogo di:
• Fornire una panoramica sulle funzionalità
• Illustrare le principali funzioni
• Guidare nel riordino ed inventariazione di un archivio utilizzando il software.
Il corso non tratterà specificatamente problematiche legate alla conversione di base dati da altri software o confronti con altri applicativi, e non verranno indicate soluzioni a problemi insiti nel software o funzionalità mancanti. Verranno semmai fornite possibili strategie alternative per emulare alcune funzionalità e/o superare alcune difficoltà.
Modalità e-learning
Il corso, a carattere sperimentale, si svolgerà in modalità e-learning attraverso video lezioni e video chat web in cui i corsisti potranno porre domande al docente, che risponderà in video streaming. L'articolazione in sezioni è descritto sotto nel Calendario lezioni.
Il corso utilizzerà la piattaforma e-learning Moodle, video su Youtube e diretta streaming attraverso un canale web (es. Livestream, Ustream).
Requisiti hardware e software per partecipare
È richiesto un computer (con qualunque sistema operativo), una connessione web, possibilmente veloce, un'apparecchiatura audio ed un browser in grado di fruire di contenuti multimediali (es. Youtube e Livestream) e su cui installare Archimista. In riferimento a quest'ultimo punto nella prima video-lezione si guiderà l'utente nell'installazione di Archimista 1.2 su piattaforma Windows e GNU/Linux. È possibile partecipare al corso anche utilizzando un Mac, ma in questo caso non sarà fornito supporto durante l'installazione del software Archimista.
La fruizione dei materiali del corso e delle sezioni in streaming potrà avvenire anche attraverso tablet o smartphone, ma su questi supporti l'installazione di Archimista è estremamente complessa, quindi sarà necessario comunque un comune computer per installarlo, o quantomeno avere dal tablet o smartphone accesso ad una versione online di Archimista.
Durante il corso saranno suggeriti altri software per specifiche attività come, a titolo di esempio:
• un wordprocessor (come Word o Libreoffice Writer o Open Office Writer).
• un foglio di calcolo (come Excel o Libreoffice Calc o Open Office Calc).
• un software per la compressione di file come 7-zip.
• una stampante virtuale per la creazione di PDF come PDF Creator.
Calendario lezioni esterni
22 maggio 2013, h. 17.15 - 18.15
Presentazione del corso in web streaming, con possibilità di fare domande al docente in chat e di tutte le videolezioni consultabili sul web.
27 maggio 2013, h. 17.15 - 18.15
Incontro con il docente in web streaming, con possibilità di fare domande sulle principali funzionalità di Archimista e sugli argomenti affrontati nelle video-lezioni, a cui segue la presentazione di test ed esercitazioni per la verifica dell'apprendimento
27 maggio - 5 giugno 2013
Per i corsisti che svolgeranno in modo soddisfacente l'esercitazione sarà resa disponibile una sezione speciale sulla piattaforma, con alcuni suggerimenti e funzionalità avanzate sull'utilizzo del software [come ad. es. il correttore ortografico, il trova e sostituisci globale o il lavoro in collaborazione senza utilizzare la versione server]
5 giugno 2013, h. 17.15 - 18.15
Incontro conclusivo con il docente in web streaming, con possibilità di fare domande inerenti il test, le esercitazioni ed i suggerimenti d'uso avanzati.
Argomenti e modalità di svolgimento
Il corso si svolgerà attraverso video-lezioni consultabili online e guide testuali che il corsista potrà consultare sulla piattaforma Moodle in qualunque momento una volta attivate le varie sezioni.
Gli argomenti trattati riguarderanno:
- Installazione
- Panoramica generale
- Complesso archivistico e gestione dell'albero
- Unità: viste tabellari, operazioni possibili (es. riordino, filtro)
- Oggetti digitali
- Report
- Test ed esercitazioni di utilizzo del software su alcuni esempi di casi reali
- Suggerimenti di utilizzo e/o di ottimizzazione.
I corsisti potranno rivolgere al docente domande e richieste in qualsiasi momento sul forum interno alla piattaforma Moodle.
Staff
Salvatore Vassallo, Archivista Informatico per l'Archivum Romanum Societatis Iesu e consulente per l'Istituto Centrale per gli Archivi, Roma - ideatore, docente, supporto informatico.
Si ringraziano inoltre i soci ANAI Sergio Primo Del Bello (ALP, direttivo ANAI Lombardia), Bernardino Pasinelli (ASiM) e la Fondazione Legler per il contributo in fase di ideazione del corso.
Iscrizione
La scheda d'iscrizione è disponibile online e dovrà essere compilata direttamente online entro il 20 maggio 2013.
Posti disponibili: 45. In caso di un numero di richieste superiore si terrà conto sia della data di iscrizione sia delle competenze indicate per creare un corso con competenze omogenee.
Verrà rilasciato un attestato di partecipazione a chi completerà le varie sezioni sulla piattaforma Moodle incluso un breve test finale.
Segreteria e informazioni
Mail: ic-a@beniculturali.it
Tel. 0644361851
Il video del primo incontro in diretta streaming è accessibile da: http://www.livestream.com/corsoarchimista/video?clipId=pla_41a22fb7-7857-4002-aa22-da7b8b6a6b7f